30 вопросов для ваших замов на следующее совещание

Коммуникации

1. Сколько нам нужно времени, чтобы получить статусы по всем задачам и проектам?

   В оцифрованных задачах и постановщик, и исполнитель узнают их актуальный статус менее, чем за одну минуту.

2. Как мы контролируем сроки выполнения задач?

   Записи в блокнотах и в Excel не помогают контролировать сроки! Ведение задач и проектов в таск-трекере позволяет вам видеть дедлайны в календаре, например, и гибко управлять нагрузкой ваших сотрудников. А автоматические уведомления предупредят о том, что время на выполнение задачи подходит к концу.

3. Как мы фиксируем результаты по каждой задаче?

   В цифровом “задачнике” исполнитель может написать отчет по выполненной работе и сделать результат наглядным. Руководитель получит уведомление и сразу поймёт: задачу можно принимать или отправлять на доработку.

4. Сколько времени наша команда тратит на то, чтобы договориться об удобном времени для обсуждения рабочих вопросов?

   В больших компаниях бывает сложно согласовать со всеми участниками время встречи - “первые лица” часто заняты и непросто понять, кто и когда доступен. Календарь на корпоративном портале знает занятость всех сотрудников и может сам предложить удобное для всех время.

5. Сколько времени уходит у наших сотрудников, чтобы написать сообщение любому коллеге?

   В едином информационном пространстве - корпортале - у персонала уходит меньше 5 секунд, чтобы найти нужного адресата.

Совместная работа

1. Как нам синхронизировать обмен сведениями между сотрудниками разных отделов в рамках совместных проектов?

   Объединение разных подразделений в проекты на корпоративном портале открывает доступ к общему календарю, общему диску для хранения файлов и дает возможность общаться в чате или комментариях конкретного проекта.

2. В каких соцсетях и мессенджерах сотрудники компании обсуждают служебные вопросы?

   Если всё общение команды по рабочим вопросам формализовано и происходит в корпоративном мессенджере, вам не нужно искать нужные файлы или переписку по разным приложениям и в почте. Вся история обсуждений сохраняется в одном месте. Есть дополнительная ценность: всё, о чём договорились в чате, можно сразу оформить в задачу.

3. Сколько времени у сотрудника занимает поиск всех нормативных документов и инструкций, чтобы приступить к работе?

   Доступ к необходимым документам можно получить в один клик, перейдя по ссылке в удобно организованную базу знаний на корпоративном портале. Найти нужную информацию легко с помощью удобного поиска по словам, категориям, названиям документов.

4. Как мы храним и организуем наши документы, чтобы обеспечить быстрый и удобный доступ к ним?

   Все рабочие документы и материалы хранятся на корпоративном “облаке” – это общепринятое правило. Права доступа к файлам можно разграничивать. Удобный контекстный поиск позволяет быстро находить необходимое. Риск потери информации минимален.

5. Как мы контролируем и управляем доступом к нашим документам?

   В совместной работе над документом на корпоративном портале можно разделить права на редактирование, комментарии или просто чтение и ознакомление. Все изменения и версии документов прозрачно отражаются в истории, неожиданных “исправлений” точно не будет.

6. Как мы обеспечиваем эффективную коммуникацию между коллегами при работе с документами?

   В режиме реального времени все участники проекта могут работать над документом в онлайн-редакторе. Никакой путаницы с правками – вы всегда видите актуальную версию файла.

7. Сколько времени нужно ждать, когда секретарь найдет нужное письмо? Сколько писем безвозвратно потеряно?

   С электронным документооборотом нужное входящее или исходящее письмо найдётся в несколько кликов, а вся корреспонденция будет учтена. Никаких “потерянных” писем.

CRM

1. Какие программы мы используем для управления продажами, а не для выписки накладных?

   Специализированная программа - система Управления Взаимоотношениями с Клиентами (СRM) - позволяет планировать работу, управлять продажами, контролировать результаты и вносить корректировки в процессы.

2. Через какие каналы клиент может к нам обратиться? Может написать в мессенджер или директ Instagram? Каковы шансы, что вы заметите это сообщение через несколько дней или не заметите совсем?

   Клиенты могут писать в любой удобный для него канал коммуникации, сотрудник компании не пропустит ни одного сообщения: всё происходит в единой платформе и одном окне CRM. Клиент общается с вами там, где удобно ему, а ваш менеджер - в корпоративной программе.

3. За какой срок новый сотрудник отдела продаж готов самостоятельно общаться и продавать?

   В CRM автоматические подсказки на каждом этапе воронки продаж помогают обучаться сразу в боевых условиях и минимизируют риски адаптации.

4. Как давно обновлялись программы, в которых работают наши менеджеры по продажам?

   “Облачные” решения для компаний разного размера обновляются разработчиками не реже двух раз в год, максимально адаптируясь под изменяющиеся запросы рынка. Вы платите только за использование программы, а обеспечение безопасности и обновления включены в тариф.

5. Как мы контролируем выполнение плана продаж?

   Записи, которые менеджеры ведут в блокнотах и Excel, не видны руководителям. В CRM весь процесс прозрачный - количество сделок на каждой стадии, суммы поступивших и “зависших” платежей и т.д.

6. Сколько заказчиков может унести менеджер в своем блокноте, перейдя к конкурентам? Сколько потерь мы из-за этого понесем?

   Нисколько, если менеджер работает в CRM. Права доступа в CRM регулируют возможность копирования и удаления данных о клиентах для разных групп сотрудников.

7. Какие сведения о покупателе помогли бы нам продавать лучше? Что вы знаете о нашем самом крупном клиенте?

   Для персонифицированного общения и лучшего понимания клиента важно знать о нем как можно больше. Вся информация фиксируется в карточке клиента вместе с историей взаимодействия от первого контакта. В зависимости от принятых в компании правил это могут быть: дата дня рождения, дата основания компании клиента, хобби и т.д.

8. Анализируем ли мы данные о наших клиентах или просто отгружаем заказы?

   В CRM менеджеры владеют исчерпывающей информацией о своих заказчиках. Всю базу клиентов можно сегментировать по разным признакам – дата последней покупки, дата последней коммуникации, предпочитаемые товары, оборот за прошлый период – список критериев зависит от задач. Менеджеры общаются с покупателями и помогают им в выборе нужного товара или услуги именно тогда, когда клиенту это нужно.

Персонал

1. Как у нас устроены процессы по привлечению и подбору новых сотрудников?

   Благодаря “цифровому рабочему месту” HR-специалиста воронка найма автоматизирована и прозрачна. Можно в несколько кликов понять: сколько соискателей прислали резюме, сколько прошли первичное собеседование, скольких ваш сотрудник по персоналу рекомендует к дальнейшим этапам.

2. Сколько времени наши эйчары или линейные руководители тратят на наставничество над новичками?

   Всю информацию для адаптации сотрудников нужно собрать в корпоративную базу знаний и дать им свободный доступ. За руководителем останется только функция контроля знаний.

3. Какие инструменты нематериальной мотивации персонала мы используем в компании?

   Публичное признание достижений повышает лояльность сотрудников к компании. Любой работник может разместить новость, благодарность, результаты успешного проекта, поздравление в ленте новостей на корпоративном портале.

4. Как мы транслируем корпоративные ценности?

   На корпоративном портале все сотрудники оперативно приобщаются к общекомандным событиям: планированию тимбилдингов и обучающих мероприятий, поздравлениям с днями рождений, обсуждению новостей компании. Определённость и общее информационное поле повышают вовлеченность сотрудников в жизнь компании.

Автоматизация бизнес-процессов

1. Что будет с автоматизацией компании, если завтра наш программист решит сменить работу?

   Выбирая готовые платформы, вы снижаете риск зависимости от конкретных сотрудников.

2. Сколько месяцев мы закрыли без опозданий по бухгалтерскому учёту? А по кадровому?

   Корректно настроенные процессы оплаты по платёжным документам не позволяют сотруднику завершить месяц без сданных оригиналов первичных документов. Пока процесс не закрыт, будут приходить напоминания. У платформ по автоматизации есть шаблоны типовых процессов: заявка на оплату или выдачу наличных, заявление на отпуск или командировку, регистрация исходящих документов. Всё происходит вовремя.

Мобильность

1. Можно ли согласовать договор или заявление на отпуск, находясь вне офиса?

   Оцифрованные бизнес-процессы позволяют согласовывать любой документ из мобильного приложения где бы вы ни находились.

2. Может ли наш продавец, находясь в командировке, закрыть сделку с клиентом?

   Мобильная CRM обеспечивает тот же функционал, что и работа за компьютером в офисе.

3. Каким образом сотрудник может дать быстрый ответ по задаче или оставить комментарий по пути на работу либо в выходной день вне офиса?

   Задачи в мобильном приложении и чаты с сотрудниками позволяют оставаться на связи 24 на 7.

Итоговый вопрос

1. Сколько нам нужно времени, чтобы начать работу над всеми точками роста?

   Нисколько.