Портал Битрикс24 для работы с заявками по продаже инструментов
Компания: ООО «Бротек».
Основное направление деятельности компании – металлообработка. ООО «Бротек» является первым поставщиком ведущих мировых производителей металлорежущего и вспомогательного инструмента, станочной оснастки и оборудования. Компания обслуживает B2B-клиентов и работает с проектами.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков
Задача 1.1: Импортировать данные в новую CRM-систему, обеспечивая корректность и целостность данных.
Задача 1.2: Настроить поля для хранения информации о клиентах и поставщиках, включая контактные данные, регионы деятельности и статусы отношений для последующей работы в новой CRM-системе.
2. Сбор и обработка входящих запросов
Задача 2.1: Настроить источники для обработки запросов в CRM-системе.
Задача 2.2: Настроить автоматизированные рабочие процессы для обработки входящих запросов от новых и существующих клиентов.
Задача 2.3: Настроить уведомления и задачи для ответственных сотрудников о новых запросах.
3. Ведение сделок по продажам
Задача 3.1: Создать рабочее место для менеджеров для ведения сделок по продажам, включая отображения этапов, ответственных лиц и сроков, с возможностью внесения ключевой информации о сделках.
Задача 3.2: Настроить автоматизированные напоминания о ключевых этапах сделки.
4. Отслеживание работы отдела ВЭД
Задача 4.1: Связать работу менеджеров по продажам и запросы в отдел ВЭД с возможностью отслеживания статусов.
Задача 4.2: Создать рабочее место для сотрудников отдела ВЭД для отправки и отслеживания запросов к поставщикам, включая отображения этапов, ключевых лиц и сроки ответов, с возможностью внесения текстовой и файловой информации .
Задача 4.3: Настроить шаблоны писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД с электронными переписками.
Задача 4.4: Настроить автоматизированные напоминания о крайних сроках по запросам к поставщикам.
5. Проведение испытаний оборудования
Задача 5.1: Организовать работу менеджеров по дополнительному процессу проведения испытаний оборудования, связанного со сделками продаж.
Задача 5.2: Настроить поля для заполнения и хранения данных, включая информацию об оборудовании и сроках тестирования.
Задача 5.3: Настроить процесс согласования проведения испытаний, с последующей возможность отслеживания сроков.
Задача 5.4: Настроить уведомления для ответственных сотрудников о завершении испытаний и необходимости дальнейших действий.
6. Обучение и поддержка
Задача 6.1: Провести инструктаж для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новую систему.
Задача 6.2: Создать инструкцию для пользователей.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков
Задача 1.1: Импортировать данные в новую CRM-систему, обеспечивая корректность и целостность данных.
1. Подготовка данных:
Экспортировали данные из действующей системы в формате, совместимом с новой CRM (CSV).
Провели предварительную очистку данных (удаление дубликатов, проверка на корректность).
2. Настройка импорта:
Создали шаблон импорта с соответствующим форматом данных для Bitrix24.
3. Импорт данных:
Загрузили подготовленные данные в Bitrix24.
Провели проверку импортированных данных на корректность и целостность.
Задача 1.2: Настроить поля для хранения информации о клиентах и поставщиках.
1. Анализ требований:
Описал необходимые поля для хранения информации (контактные данные, регионы деятельности, статусы отношений).
2. Создание полей:
Создали и настроили поля в Bitrix24, учитывая согласованные типы данных (текст, число, дата, выпадающий список).
2. Сбор и обработка входящих запросов
Задача 2.1: Настроить источники для обработки запросов в Bitrix24.
1. Идентификация источников:
Определили источники входящих запросов (email и сайт).
2. Настройка интеграций:
Подключили и настроили стандартные интеграции Контакт-центра с внешними системами (email-сервисы, виджет на сайт: онлайн-чат, телеграм-бот, CRM-формы).
Задача 2.2: Настроить автоматизированные рабочие процессы для обработки входящих запросов.
1. Анализ процессов:
Описали этапы обработки внешних запросов (прием, распределение, обработка, завершение).
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку Лидов, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (изменение ответственных по условиям, цикличные напоминания ответственному сотруднику, автоматические задачи и дела);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
3. Ведение сделок по продажам
Задача 3.1: Создать рабочее место для менеджеров для ведения сделок по продажам.
Задача 3.2: Настроить автоматизированные напоминания о ключевых этапах сделки.
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения сделок (этапы, ответственные лица, автоматические действия)
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку Сделок, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела, автоматическое создание сущностей смарт-процессов "ВЭД", "Испытание" и "Реестр договоров", связанных со сделками);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
4. Отслеживание работы отдела ВЭД
Задача 4.1: Связать работу менеджеров по продажам и запросы в отдел ВЭД.
Задача 4.2: Создать рабочее место для сотрудников отдела ВЭД.
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки ВЭД (этапы, ответственные лица, автоматические действия)
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку ВЭД, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела, триггер на смену стадий по исходящим письмам, автоматический сбор информации из элементов ВЭД и передачу в связанную сделку продажи);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
Задача 4.3: Настроить шаблоны писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД.
1. Анализ типовых писем:
Согласовали типовые письма, используемые в работе отдела ВЭД.
2. Создание шаблонов:
Создали шаблоны писем с возможностью заполнения переменных данных.
5. Проведение испытаний оборудования
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки ВЭД (этапы, ответственные лица, автоматические действия).
2. Создание рабочего места:
Настроили смарт-процесс Испытания, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела (согласование проведения испытаний и сроков), ограничение изменения сроков проведения испытаний, автоматические уведомления по крайним срокам и завершению испытаний, автоматический сбор и передача информации об испытаниях в сделку продажи);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
6. Регистрация договоров
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки Реестр договоров (этапы, ответственные лица, автоматические действия).
2. Создание рабочего места:
Настроили смарт-процесс Реестр договоров, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматическое заполнение полей исходя из сделки продажи, автоматические задачи и дела со согласованию документов, автоматический подсчет суммы по договору, исходя из сумм связанных сделок продаж);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
7. Инструктаж и поддержка
1. Провели онлайн-инструктажи по:
- базовым инструментам Битрикс24: интерфейс системы, профиль сотрудника, рабочий день и отчеты, лента, мессенджеры, календарь, диск, почта, задачи и проекты;
- пользовательским настройкам модуля CRM: настроенные воронки лидов, сделок, смарт-процессов;
- способам сбора аналитики в Битрикс24.
2. Ответили на вопросы сотрудников после инструктажа.
3. Создали Базу знаний на портале Заказчика после проведенных инструктажей.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков:
Количество импортированных записей: 2000 компаний.
Процент корректности данных: 99% данных прошли проверку на корректность и целостность.
2. Настройка полей для хранения информации о клиентах и поставщиках:
Количество созданных полей: 25 пользовательских полей.
Типы данных: текст, число, дата, выпадающий список.
3. Сбор и обработка входящих запросов:
Количество подключенных интеграций: 26 почтовых ящиков, 1 онлайн-чат, 1 телеграм-бот, 3 CRM-формы.
Процент автоматического распределения входящих запросов: 75% запросов попадают сразу к ответственным за клиентов сотрудникам, 25% - обрабатываются специально выделенными сотрудниками
4. Настройка автоматизированных рабочих процессов для обработки входящих запросов:
Количество настроенных этапов: 13 этапов в воронке Лидов (учитывая рабочие, успешный и провальные статусы).
Количество настроенных бизнес-процессов: 4 бизнес-процесса.
Процент автоматизированных задач: 90% задач создаются автоматически.
5. Ведение сделок по продажам:
Количество настроенных этапов: 9 этапов в воронке Сделок.
Количество настроенных полей: 36 полей.
Процент автоматизированных действий: 80% действий выполняются автоматически.
Количество созданных смарт-процессов: 3 (ВЭД, Испытание, Реестр договоров).
6. Отслеживание работы отдела ВЭД:
Количество настроенных этапов: 5 этапов в воронке ВЭД.
Количество настроенных полей: 12 полей.
Процент автоматизированных задач: 98% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 8 бизнес-процессов.
7. Настройка шаблонов писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД:
Количество созданных шаблонов: 3 шаблона.
Процент использования шаблонов: 95% писем отправляются с использованием шаблонов.
8. Проведение испытаний оборудования:
Количество настроенных этапов: 7 этапов в воронке Испытаний.
Количество настроенных полей: 12 полей.
Процент автоматизированных задач: 98% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 9 бизнес-процессов.
9. Регистрация договоров:
Количество настроенных этапов: 6 этапов в воронке Реестр договоров.
Количество настроенных полей: 20 полей.
Процент автоматизированных задач: 90% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 5 бизнес-процессов.
10. Инструктаж и поддержка после внедрения:
Количество проведенных инструктажей: 3 онлайн-инструктажа 2 онлайн-консультации.
Количество обученных сотрудников: 35 сотрудников.
Процент удовлетворенности сотрудников: 98% сотрудников довольны обучением.
Уважаемая команда UCOM, благодарим за профессиональное внедрение CRM-системы в ООО «Бротек». Данные успешно импортированы, поля настроены, интеграции и автоматизация ускорили обработку запросов, рабочее место и напоминания улучшили контроль продаж, созданное рабочее место и шаблоны писем упростили работу отдела ВЭД, настроенные процессы и уведомления повысили эффективность испытаний оборудования, автоматизация упростила работу с документами, а инструктажи и база знаний помогли сотрудникам быстро освоить систему. Уверены, что это станет важным шагом в развитии нашей компании. Спасибо за вашу профессиональную работу!
Основное направление деятельности компании – металлообработка. ООО «Бротек» является первым поставщиком ведущих мировых производителей металлорежущего и вспомогательного инструмента, станочной оснастки и оборудования. Компания обслуживает B2B-клиентов и работает с проектами.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков
Задача 1.1: Импортировать данные в новую CRM-систему, обеспечивая корректность и целостность данных.
Задача 1.2: Настроить поля для хранения информации о клиентах и поставщиках, включая контактные данные, регионы деятельности и статусы отношений для последующей работы в новой CRM-системе.
2. Сбор и обработка входящих запросов
Задача 2.1: Настроить источники для обработки запросов в CRM-системе.
Задача 2.2: Настроить автоматизированные рабочие процессы для обработки входящих запросов от новых и существующих клиентов.
Задача 2.3: Настроить уведомления и задачи для ответственных сотрудников о новых запросах.
3. Ведение сделок по продажам
Задача 3.1: Создать рабочее место для менеджеров для ведения сделок по продажам, включая отображения этапов, ответственных лиц и сроков, с возможностью внесения ключевой информации о сделках.
Задача 3.2: Настроить автоматизированные напоминания о ключевых этапах сделки.
4. Отслеживание работы отдела ВЭД
Задача 4.1: Связать работу менеджеров по продажам и запросы в отдел ВЭД с возможностью отслеживания статусов.
Задача 4.2: Создать рабочее место для сотрудников отдела ВЭД для отправки и отслеживания запросов к поставщикам, включая отображения этапов, ключевых лиц и сроки ответов, с возможностью внесения текстовой и файловой информации .
Задача 4.3: Настроить шаблоны писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД с электронными переписками.
Задача 4.4: Настроить автоматизированные напоминания о крайних сроках по запросам к поставщикам.
5. Проведение испытаний оборудования
Задача 5.1: Организовать работу менеджеров по дополнительному процессу проведения испытаний оборудования, связанного со сделками продаж.
Задача 5.2: Настроить поля для заполнения и хранения данных, включая информацию об оборудовании и сроках тестирования.
Задача 5.3: Настроить процесс согласования проведения испытаний, с последующей возможность отслеживания сроков.
Задача 5.4: Настроить уведомления для ответственных сотрудников о завершении испытаний и необходимости дальнейших действий.
6. Обучение и поддержка
Задача 6.1: Провести инструктаж для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новую систему.
Задача 6.2: Создать инструкцию для пользователей.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков
Задача 1.1: Импортировать данные в новую CRM-систему, обеспечивая корректность и целостность данных.
1. Подготовка данных:
Экспортировали данные из действующей системы в формате, совместимом с новой CRM (CSV).
Провели предварительную очистку данных (удаление дубликатов, проверка на корректность).
2. Настройка импорта:
Создали шаблон импорта с соответствующим форматом данных для Bitrix24.
3. Импорт данных:
Загрузили подготовленные данные в Bitrix24.
Провели проверку импортированных данных на корректность и целостность.
Задача 1.2: Настроить поля для хранения информации о клиентах и поставщиках.
1. Анализ требований:
Описал необходимые поля для хранения информации (контактные данные, регионы деятельности, статусы отношений).
2. Создание полей:
Создали и настроили поля в Bitrix24, учитывая согласованные типы данных (текст, число, дата, выпадающий список).
2. Сбор и обработка входящих запросов
Задача 2.1: Настроить источники для обработки запросов в Bitrix24.
1. Идентификация источников:
Определили источники входящих запросов (email и сайт).
2. Настройка интеграций:
Подключили и настроили стандартные интеграции Контакт-центра с внешними системами (email-сервисы, виджет на сайт: онлайн-чат, телеграм-бот, CRM-формы).
Задача 2.2: Настроить автоматизированные рабочие процессы для обработки входящих запросов.
1. Анализ процессов:
Описали этапы обработки внешних запросов (прием, распределение, обработка, завершение).
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку Лидов, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (изменение ответственных по условиям, цикличные напоминания ответственному сотруднику, автоматические задачи и дела);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
3. Ведение сделок по продажам
Задача 3.1: Создать рабочее место для менеджеров для ведения сделок по продажам.
Задача 3.2: Настроить автоматизированные напоминания о ключевых этапах сделки.
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения сделок (этапы, ответственные лица, автоматические действия)
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку Сделок, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела, автоматическое создание сущностей смарт-процессов "ВЭД", "Испытание" и "Реестр договоров", связанных со сделками);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
4. Отслеживание работы отдела ВЭД
Задача 4.1: Связать работу менеджеров по продажам и запросы в отдел ВЭД.
Задача 4.2: Создать рабочее место для сотрудников отдела ВЭД.
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки ВЭД (этапы, ответственные лица, автоматические действия)
2. Создание рабочих процессов:
Настроили воронку ВЭД, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела, триггер на смену стадий по исходящим письмам, автоматический сбор информации из элементов ВЭД и передачу в связанную сделку продажи);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
Задача 4.3: Настроить шаблоны писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД.
1. Анализ типовых писем:
Согласовали типовые письма, используемые в работе отдела ВЭД.
2. Создание шаблонов:
Создали шаблоны писем с возможностью заполнения переменных данных.
5. Проведение испытаний оборудования
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки ВЭД (этапы, ответственные лица, автоматические действия).
2. Создание рабочего места:
Настроили смарт-процесс Испытания, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматические задачи и дела (согласование проведения испытаний и сроков), ограничение изменения сроков проведения испытаний, автоматические уведомления по крайним срокам и завершению испытаний, автоматический сбор и передача информации об испытаниях в сделку продажи);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
6. Регистрация договоров
1. Анализ процессов:
Описали необходимые поля и функции для ведения воронки Реестр договоров (этапы, ответственные лица, автоматические действия).
2. Создание рабочего места:
Настроили смарт-процесс Реестр договоров, включая:
- создали этапы воронки;
- создали и настроили поля, учитывая согласованные типы данных;
- настроили общий вид отображения карточки;
- настроили условия перехода между этапами;
- настроили бизнес-процессы для каждого этапа (автоматическое заполнение полей исходя из сделки продажи, автоматические задачи и дела со согласованию документов, автоматический подсчет суммы по договору, исходя из сумм связанных сделок продаж);
- настроили права доступа для разных групп сотрудников.
7. Инструктаж и поддержка
1. Провели онлайн-инструктажи по:
- базовым инструментам Битрикс24: интерфейс системы, профиль сотрудника, рабочий день и отчеты, лента, мессенджеры, календарь, диск, почта, задачи и проекты;
- пользовательским настройкам модуля CRM: настроенные воронки лидов, сделок, смарт-процессов;
- способам сбора аналитики в Битрикс24.
2. Ответили на вопросы сотрудников после инструктажа.
3. Создали Базу знаний на портале Заказчика после проведенных инструктажей.
1. Перенос и управление базой клиентов и поставщиков:
Количество импортированных записей: 2000 компаний.
Процент корректности данных: 99% данных прошли проверку на корректность и целостность.
2. Настройка полей для хранения информации о клиентах и поставщиках:
Количество созданных полей: 25 пользовательских полей.
Типы данных: текст, число, дата, выпадающий список.
3. Сбор и обработка входящих запросов:
Количество подключенных интеграций: 26 почтовых ящиков, 1 онлайн-чат, 1 телеграм-бот, 3 CRM-формы.
Процент автоматического распределения входящих запросов: 75% запросов попадают сразу к ответственным за клиентов сотрудникам, 25% - обрабатываются специально выделенными сотрудниками
4. Настройка автоматизированных рабочих процессов для обработки входящих запросов:
Количество настроенных этапов: 13 этапов в воронке Лидов (учитывая рабочие, успешный и провальные статусы).
Количество настроенных бизнес-процессов: 4 бизнес-процесса.
Процент автоматизированных задач: 90% задач создаются автоматически.
5. Ведение сделок по продажам:
Количество настроенных этапов: 9 этапов в воронке Сделок.
Количество настроенных полей: 36 полей.
Процент автоматизированных действий: 80% действий выполняются автоматически.
Количество созданных смарт-процессов: 3 (ВЭД, Испытание, Реестр договоров).
6. Отслеживание работы отдела ВЭД:
Количество настроенных этапов: 5 этапов в воронке ВЭД.
Количество настроенных полей: 12 полей.
Процент автоматизированных задач: 98% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 8 бизнес-процессов.
7. Настройка шаблонов писем для ускорения работы сотрудников отдела ВЭД:
Количество созданных шаблонов: 3 шаблона.
Процент использования шаблонов: 95% писем отправляются с использованием шаблонов.
8. Проведение испытаний оборудования:
Количество настроенных этапов: 7 этапов в воронке Испытаний.
Количество настроенных полей: 12 полей.
Процент автоматизированных задач: 98% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 9 бизнес-процессов.
9. Регистрация договоров:
Количество настроенных этапов: 6 этапов в воронке Реестр договоров.
Количество настроенных полей: 20 полей.
Процент автоматизированных задач: 90% задач создаются автоматически.
Количество настроенных бизнес-процессов: 5 бизнес-процессов.
10. Инструктаж и поддержка после внедрения:
Количество проведенных инструктажей: 3 онлайн-инструктажа 2 онлайн-консультации.
Количество обученных сотрудников: 35 сотрудников.
Процент удовлетворенности сотрудников: 98% сотрудников довольны обучением.
Уважаемая команда UCOM, благодарим за профессиональное внедрение CRM-системы в ООО «Бротек». Данные успешно импортированы, поля настроены, интеграции и автоматизация ускорили обработку запросов, рабочее место и напоминания улучшили контроль продаж, созданное рабочее место и шаблоны писем упростили работу отдела ВЭД, настроенные процессы и уведомления повысили эффективность испытаний оборудования, автоматизация упростила работу с документами, а инструктажи и база знаний помогли сотрудникам быстро освоить систему. Уверены, что это станет важным шагом в развитии нашей компании. Спасибо за вашу профессиональную работу!
Название проекта
Портал Битрикс24 для работы с заявками по продаже инструментов
Проект партнера
UCOM
Сфера бизнеса
Металлургия
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2025
