Автоматизации процесса закупок внешнеэкономической деятельности

Автоматизация процесса закупок ВЭД для УП «Белмяспроминвест»

Информация о клиенте:

Частное торгово-производственное унитарное предприятие «Белмяспроминвест» основано в 2001 году. Специализируется на производстве пищевых добавок, натуральных и искусственных оболочек для мясных изделий, а также на разработке смесей пряностей и маринадов для пищевой промышленности. Клиент активно внедряет современные экологически чистые технологии и работает с предприятиями мясо- и птицепереработки в Беларуси.

В связи с расширением поставщиков и увеличением объемов внешнеэкономической деятельности (ВЭД) возникла необходимость систематизации закупочного процесса.
На момент обращения клиента процессы закупок были трудозатратны, подвержены человеческим ошибкам и усложнены недостатком автоматизации.
Основная задача заключалась в оптимизации и автоматизации закупочного процесса, чтобы сократить временные затраты на обработку заявок, повысить точность данных и улучшить взаимодействие между отделами. Также критически важными аспектами стали усиление контроля на ключевых этапах и обеспечение прозрачности операций.  

1.    Анализ потребностей клиента и согласование требований:  

Первым шагом стало изучение текущего состояния процессов закупок. Были выявлены узкие места: отсутствие стандартизации этапов согласования заявок, высокая зависимость от человеческого фактора и длительные сроки обработки документации. На основе интервью с сотрудниками разных подразделений, включая закупщиков, бухгалтерию, юридический и логистический отделы, был составлен перечень функциональных требований. Внимание было уделено интеграции системы с существующими учетными процессами на складе и с учетом специфики внешнеэкономической деятельности. Также были предусмотрены требования законодательства, что позволило адаптировать решение к реальным условиям бизнеса.

2. Демонстрация возможностей Bitrix24:  

После формализации требований клиенту была организована презентация функционала Bitrix24 с акцентом на возможности платформы для автоматизации закупок. Были продемонстрированы инструментальные возможности системы: создание бизнес-процессов с использованием конструктора, настройка условий согласования и возможность интеграции с внешними сервисами. Особое внимание было уделено ролевой модели доступа к данным, что позволило распределить права между руководителями, юристами и бухгалтерами. Демонстрация включала примеры сценариев, схожих с реальными задачами клиента, что дало возможность получить предварительный отклик и сделать коррективы до этапа внедрения.

3. Создание бизнес-процесса «Заявка на закупку»:  

Разработанный бизнес-процесс охватывал несколько ключевых этапов: создание заявки, согласование договора, выставление счета, контроль поставок и завершение оплаты. Для согласования счетов были внедрены алгоритмы, учитывающие сумму операции и необходимость проверки руководителями, юристами и бухгалтерией. Это позволило сократить риски ошибок и упростить процедуру согласования. На основе требований была реализована автоматическая регистрация заявок, что исключило необходимость ручного ввода данных, минимизировало вероятность человеческих ошибок и ускорило весь процесс. Система обеспечивала уведомления о статусах заявок для участников процесса, что повысило уровень прозрачности и вовлеченности.

4. Настройка алгоритмов согласования счетов:

Учитывая специфику закупок клиента, система позволяла гибко настраивать параметры согласования счетов. Например, для операций, превышающих определенную сумму, обязательными становились этапы проверки руководителя, юриста и бухгалтерии. Были введены дополнительные уровни проверки для экспортно-импортных сделок, чтобы гарантировать их соответствие требованиям ВЭД. Этот подход исключил случайное одобрение неподходящих платежей, что особенно важно для крупных сделок. Также для стандартных операций был разработан упрощенный порядок согласования, что ускорило их обработку без ущерба для контроля.

5. Интеграция с другими процессами:  

Чтобы обеспечить максимальную эффективность работы, система Bitrix24 была интегрирована с управлением складом. Например, заявки на закупку автоматически учитывались при формировании задач на склад для приемки товаров. Автоматизация включала уведомления сотрудников об изменении статуса процесса, от момента подачи заявки до завершения всех операций. Это обеспечило более точный контроль за движением товаров и исключило дублирование задач.  

Проект завершился успешным внедрением системы, которая принесла компании значительные улучшения.
Во-первых, было сокращено время, затрачиваемое на выполнение задач по закупкам. Ручные операции заменили автоматизированные действия, что позволило снизить нагрузку на сотрудников и улучшить общую производительность.
Во-вторых, точность данных значительно увеличилась: теперь вероятность ошибок в документации минимальна благодаря четким алгоритмам контроля. Это особенно важно в работе с международными поставщиками, где ошибки могут приводить к финансовым потерям и задержкам.
В-третьих, благодаря центральной системе Bitrix24, все участники процесса получили доступ к полной истории заявок, что обеспечило прозрачность и улучшило контроль. Это позволяет руководству предприятия видеть полную картину процессов в режиме реального времени и оперативно принимать решения.
Наконец, новая система позволила улучшить взаимодействие между отделами. Автоматические уведомления о задачах и их статусе, а также унифицированная среда для всех коммуникаций значительно повысили уровень синхронности и эффективности работы команды.
В итоге, внедрение автоматизации закупок в ВЭД позволило УП «Белмяспроминвест» выйти на новый уровень управления своими операциями.  

Отзыв клиента:

«Внедрение Bitrix24 стало важным этапом в оптимизации наших процессов закупок. Автоматизация сэкономила нам время, улучшила прозрачность и упростила координацию между отделами. Теперь мы можем сосредоточиться на развитии нашего бизнеса и внедрении новых технологий. Благодарим за профессиональную работу!»