Автоматизация бизнес-процессов и интеграция 1С для оптовой компании

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО «ЛидерВитГрупп» занимается поставками импортных комплектующих для предприятий разных секторов промышленности

Сайт: https://lidervitgroup.by

Зачем клиенту Битрикс24?

У клиента до момента внедрения Битрикс24 не было опыта работы в CRM системах, все поручения давались устно, контроль и качество их исполнения проверялись «на глаз», некоторая информация о клиентах была записана по старинке на бумажках.

Было очень сложно отследить качество рекламного трафика и оценить эффективность рекламных кампаний. Клиент не понимал и не мог с точностью посчитать стоимость привлечения клиента в компанию, основные отчеты по рекламе давались подрядчиками, на эти цифры и приходилось опираться при составлении рекламных бюджетов.

Все нужные и важные отчеты руководитель получал в Excel по почте, а на формирование данных отчетов у сотрудников уходило масса времени, которое можно было распределить на более эффективные дела.

Какие задачи нужно решить с помощью Битрикс24?

1.     Организовать эффективное взаимодействие с клиентами

2.     Свести к минимуму потерю заявок и ускорить процесс обработки

3.     Избавиться от бумажного документооборота и перевести все в «цифру»

4.     Автоматизировать бизнес-процессы и свести к минимуму «ручной труд»

5.     Получить четкую картину расходов на рекламу

6.     Организовать взаимодействие Битрикс24 и 1С

Процесс внедрения и важные особенности:

Вся работа над проектом клиента велась с разбивкой на блоки с жесткой фиксацией результатов. После каждого блока проводилось бета тестирование и доработка мелких деталей. В обязательном порядке проводилось обучение сотрудников и руководителей по грамотной и эффективной работе в CRM.

Блок 1: Аудит бизнес-процессов:

Вся работа по внедрению Б24 начинается с аудита бизнес-процессов бизнеса клиента, поиска узких мест, которые необходимо расширить и укрепления эффективных инструментов. Результатом 2-х часовой онлайн сессии стало полное понимание бизнеса клиента, его проблематика и пожелания.

Вся эта полученная информация легла в основу карты проекта, на основании которой уже и проводилось внедрение. Карта проекта всегда остается «на руках» у клиента и может служить основанием для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов в компании клиента.

Блок 2: Базовое внедрение и настройка CRM Битрикс24:

На данном этапе были внедрены все базовые инструменты, которые помогли клиенту начать эффективно работать в CRM.

1.       Создали правильную оргструктуру компании, распределили права на доступ к порталу и к его отдельным элементам так, чтобы каждый сотрудник мог видеть только ту информацию, которая действительно нужна ему для работы (лишний функционал был скрыт). Полный доступ к порталу получили только администраторы и руководитель организации.

2.       Разработали и внедрили воронки продаж. Мы намеренно отказались от использования лидов на портале и все входящие обращения приходили в сделки. В результате у нас получилось 4 воронки, где работают сотрудники компании, в том числе и сотрудник ВЭД (у него целых две воронки).

Естественно эти воронки не пересекаются и доступ открыт только для сотрудников, которые напрямую работают с данным направлением.

Все воронки объединены между собой туннелями продаж, и с помощью бизнес-процессов происходит управление данными воронками на «автопилоте».

3.       Избавились от «бумажек» и автоматизировали весь документооборот. Создали и перенесли шаблоны документов в Б24, где они автоматически формируются и отправляются клиентам. Все это происходит с помощью выстроенных бизнес-процессов.

Блок 3: Автоматизация бизнеса клиента:

1.       Подключили все необходимые каналы коммуникации с клиентами, настроили распределения входящих заявок по условиям и требованиям уже действующим в компании клиента. Настроили приветственные сообщения и сообщения «выходного дня». Тем самым исключили возможность потери входящего обращения клиента и повысили скорость реакции на данные обращения (в зависимости от канала обращения).

2.       Подключили сайт на базе БУС (1С Битрикс управление сайтом) к порталу Б24. В результате все заявки, оставленные там в автоматическом режиме, приходят в CRM, где создаются новые сделки. В сделках с помощью БП контролируются сроки и этапы продаж.

3.       Создали и внедрили бизнес-процесс по работе с ЗП сотрудников:

·         Автоматическое создание зарплатной ведомости

·         Автоматическое уведомление руководителей

·         Автоматическая архивация данных (в списки)

4.     Организовали работу по оплате иностранным поставщикам:

·         Автоматическое напоминание руководителю о необходимости оплаты иностранным поставщикам

·         Создание отчета по оплатам для поставщиков

5. Создание КП и синхронизация с 1С:

·         Автоматическое создание КП и синхронизация с 1С

·         Автоматическая отправка КП клиентам

6. Формирование Счетов на оплату:

·         Автоматическое создание счетов на основе сделок в б24

·         Автоматическая отправка на утверждение руководителю

·         Отправка счетов клиентам

·         Синхронизация счетов с 1С

В общем на портале клиента работают более 15 БП, которые контролируют работу менеджеров, помогают общаться с клиентами, помогают не забыть о важных делах, а в случае «внештатных» ситуаций сообщают об этом руководителям.

Блок 4: Сквозная аналитика и аналитические отчеты для руководителей:

Узким «горлышком» при внедрении были как раз отчеты по затратам на рекламу, как я и говорил ранее клиент не понимал сколько он тратит на рекламу, сколько ему обходится каждый потенциальный клиент и сколько стоит его успешная сделка. А еще до конца не было понятно какой рекламный канал эффективен, а какой работает в минус и его можно отключить.

Мы подключили клиенту сквозную аналитику, организовали интеграцию со всеми рекламными каналами, внесли все затраты и пометили все источники рекламного трафика. Теперь при любом входящем обращении источник этого обращения помечается и в аналитику передаются данные по этому каналу. Теперь благодаря всего лишь одному отчету клиент без труда сможет оценить эффективность своих рекламных кампаний, сделать определенные выводы и улучшить поток рекламного трафика, а некоторые каналы вообще можно исключить, т.к. они показали свою не эффективность

Блок 5: Обучение сотрудников

1.       Проведено финальное онлайн обучение сотрудников работе в CRM Битрикс24. На практике отработаны сценарии взаимодействия сотрудников с CRM.

2.       Проведено обучение ТОП-менеджеров в компании, показали на какие отчеты необходимо обращать внимание в первую очередь, и каким образом можно отслеживать эффективность работы.

Блок 6: Бесплатная техническая поддержка

Для более эффективного старта работы в CRM, клиенту была предоставлена бесплатная техническая поддержка сроком на 60 дней. В этот период будут вноситься все необходимые правки и доработки, обусловленные практическим использованием CRM Битрикс24.

Результат внедрения:

1.     Все рутинные процессы автоматизированы, «ручной» труд сведен к нулю. С помощью бизнес-процессов система сама ведет клиента и менеджера по заложенной логике, ускоряя процесс продажи и минимизируя потери заявок.

2.     Настроена сквозная аналитика. В результате клиент до 1 копейки знает куда уходят деньги, вложенные в рекламу и может самостоятельно анализировать эффективность рекламных каналов и строить долгосрочные маркетинговые активности.

3.     Синхронизация Б24 и 1С. Все важные бизнес-процессы синхронизируются в режиме реального времени, создаются счета, готовятся финансовые документы.

4.     Подробная карта проекта. Которую можно использовать в дальнейшем при масштабировании бизнеса.

5.     И многое другое. На портале клиента в общей сложности работает более 15 бизнес-процессов, которые помогают автоматизировать ручной труд и ускоряют принятие правильных решений.

Преимущества внедрения:

1.     Все сотрудники работают в едином пространстве, что ускоряет принятие правильных решений и сводит к минимуму бюрократические проволочки, связанные с подписанием и согласованием документов.

2.     Автоматизация работы. Все рутинные операции переданы в работу бизнес-процессам, которые позволили высвободить дорогое время менеджеров и руководителей. Это позволило в разы увеличить эффективность менеджеров.

3.     Избавление от бумажного документооборота позволило хранить все документы в одном месте, без труда их находить и передавать клиентам. Исключили потерю важных документов.

4.     Синхронизация. Благодаря бесшовной синхронизации между Битрикс24 и 1С получилось связать 2 большие системы в одно целое без потери эффективности.

Отзыв клиента:

Благодаря внедрению Битрикс24 в нашу организацию удалось избавиться от рутинных действий сотрудников, перевести общение всей команды и клиентов в единое защищенное пространство. Заявки от клиентов перестали теряться, мы знаем и четко понимаем на какой стадии продаж находится каждая сделка. Бизнес стал более оцифрованным, мы знаем сколько тратим в рекламное продвижение, окупаемость всех рекламных каналов и четко понимаем сколько стоит нам привлечение новых клиентов в компанию. Отчеты для руководителей позволяют держать руку на пульсе и четко понимать ситуацию внутри компании.