Внедрение CRM Битрикс24 и оптимизация бизнес-процессов для оптовой компании

Приступая к работе:

Перед нами стояла задача внедрения CRM системы в организацию клиента с нуля и полный перевод всей работы в CRM Битрикс24. Вся работа была разбита на блоки с обязательным фиксированием результата.

Блок 1: Аудит бизнес-процессов

Вся работа над внедрением началась с аудита уже выстроенных бизнес-процессов в компании клиента. Были выявлены сильные и слабые стороны в работе компании. Некоторые процессы были исключены, как неэффективные, остальные пересмотрены и усилены. Результатам аудита стал заполненный файл, который лег в основу внедрения Битрикс24

Блок 2: Базовое внедрение и настройка Битрикс24

На данном этапе помогли клиенту с корректной регистрацией портала. Зарегистрировали портал на Email физического лица, чтобы в любой момент у клиента был доступ к порталу. Были внедрены и настроены все необходимые для работы инструменты:

1.       Создана правильная структура компании, в результате все права на доступ к CRM распределяются исходя из созданной иерархии. В результате сотрудники имеют доступ только к той информации, которая действительно нужна для выполнения рабочих задач. Вся остальная информация скрыта и доступ к ней ограничен

2.       Проработали и создали воронки продаж с фиксацией и роботизацией процессов на определенных стадиях воронок продаж. В результате мы получили действительно эффективный процесс продаж с автоматизацией рутинных задач, что позволило высвободить время менеджеров по продажам, которое они стали уделять непосредственно продажам

3.       Импорт товарной номенклатуры и перенос ее в Битрикс24. Был проработан файл с товарными позициями клиента. Все товары были перенесены в Битрикс24. В результате весь товарный ассортимент стал доступен в CRM Битрикс24, менеджеры начали формировать счета и договора прямо в Битрикс24, но об этом чуть позже

4.       Подключение к Битрикс24 корпоративного Email и распределение заявок по менеджерам. В результате все входящие заявки начали распределяться по ответственным сотрудникам, если клиент уже зафиксирован за определенным сотрудником, заявка начала поступать именно ему, минуя промежуточные звенья. Таким образом мы повысили эффективность менеджеров по продажам и сократили время обработки входящих заявок

5.       Импорт клиентской базы. За время работы у клиента накопилась приличная клиентская база, которую необходимо было перенести в CRM Битрикс24. В результате все клиенты начали храниться в CRM, а доступ на удаление и редактирование информации о клиентах получили только ответственные сотрудники. Таким образом мы обезопасили клиентскую базу от «увода» уволенными сотрудниками и получили единую защищенную среду ведения клиентов

Блок 3: Настройка аналитических отчетов и роботизация бизнес-процессов

1.       Созданы и настроены аналитические отчеты для руководителей и сотрудников. В результате руководитель может оценить эффективность бизнеса (рост продаж, эффективность менеджеров, вклад в продажи каждого сотрудника), а менеджер по продажам может оценить процент выполнения плана продаж (проанализировать товарную матрицу на предмет самых продаваемых товаров)

2.       Проведена базовая автоматизация бизнес-процессов. Настроен «забытый» робот, который позволил увеличить эффективность обработки входящих заявок. Настроен и внедрен контроль руководителю о важных клиентах и сделках. Создана автоматическое создание счетов на оплату и отправка их по Email клиентам

Блок 4: Интеграция и настройка торговой площадки Deal.by

1.       Клиент активно ведет свой бизнес на торговой площадке Deal.by. Была настроена полная синхронизация товаров, сделок и статусов доставки с Битрикс24. В результате удалось полностью автоматизировать процесс продаж на торговой площадке. Заявки «падают» автоматически в CRM. Где создается сделка с выбранными товарами клиента и всей необходимой информацией. Вся работа по сделке ведется в CRM

2.       Удалось выгрузить в Битрикс24 порядка 1600 наименований товаров, которые были у клиента на Deal.by. В дальнейшем все товары будут автоматически синхронизироваться с CRM, таким образом клиенту не нужно будет проделывать дважды одну работу (вначале выгрузить товары на Deal.by, а затем их дублировать в Битрикс24)

Блок 5: Обучение сотрудников

1.       Проведено офлайн обучение сотрудников работе в CRM Битрикс24. На практике отработаны сценарии взаимодействия сотрудников с CRM.

2.       Проведено обучение ТОП-менеджеров в компании, показали на какие отчеты необходимо обращать внимание в первую очередь, и каким образом можно отслеживать эффективность работы

Блок 6: Бесплатная техническая поддержка

Для более эффективного старта работы в CRM, клиенту была предоставлена бесплатная техническая поддержка сроком на 30 дней. В этот период будут вноситься все необходимые правки и доработки, обусловленные практическим использованием CRM Битрикс24