AMS Family - Транспортная компания. Международные перевозки грузов из стран Европы, Азии, Америки

1. Краткая информация о клиенте и специфике работ:

Компания AMS Family - Транспортная компания. Международные перевозки грузов из стран Европы, Азии, Америки. MS Family оказывает услуги по организации грузоперевозок в любую точку мира всеми видами транспорта.

Число сотрудников работающих в Битрикс до 20

Главный офис находится в г.Минске

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Компания AMS Family обратилась в компанию PRAGMA с целью полной автоматизации бизнес-процесса перевозок. Основные задачи, с которыми клиент обратился, включают:

1. Уменьшение возможности человеческой ошибки: Компания AMS Family хотела максимально уменьшить возможность человеческой ошибки при составлении документации и маршрута. Они искали решение, которое автоматически согласовывало бы документы, такие как договоры и карты перевозок.

2. Автоматизация и стандартизация бизнес-процессов: Компания AMS Family стремилась автоматизировать все, что возможно, и привести все бизнес-процессы к одному стандарту. Они хотели использовать CRM для работы с перевозками и обеспечить автоматическое решение повседневных задач.

3. Удаленная работа и контроль: В CRM компании AMS Family работает более 15 человек в разных частях мира, все работают удаленно. Они искали решение, которое позволило бы контролировать сотрудников и обрабатывать новые обращения в компанию.

4. Автоматизация воронки продаж и управление лидами: Компания AMS Family хотела автоматизировать циклические бизнес-процессы на месяц и на 2 недели, включая обработку лидов и автоматическое напоминание о необработанных лидах. Они также стремились создать автоматическую воронку для ведения сделок в области логистики.

5. Уменьшение нагрузки на сотрудников: Целью компании AMS Family было уменьшение количества нагрузки на сотрудников и, в конечном итоге, сокращение штата сотрудников. Они искали решение, которое помогло бы автоматизировать рутинные задачи и оптимизировать рабочий процесс.

3. Процесс внедрения, особенности проекта:

Начальным этапом проекта было привлечение системного аналитика для проработки каждого процесса и выявления узких мест. Это позволило максимально автоматизировать процессы в системе Bitrix24 и обеспечить эффективность работы.

Реализовали автоматическое согласование документов внутри Битрикс 24: Было настроено автоматическое согласование документов, таких как договоры и карты перевозок. Это позволило упростить и ускорить процесс согласования и уменьшить возможность ошибок.

Была создана автоматическая воронка для ведения перевозок в области логистики. Это помогло оптимизировать процесс контроля доставки и управление логистическими операциями.

Была разработана сложная матричная модель для автоматизированного поиска оптимальных маршрутов грузоперевозок и расчета стоимости каждого маршрута, будь то от одной до нескольких точек. Данная математическая модель исключила возможность ошибок экспедиторов при расчете стоимости перевозок для клиентов, позволяя предоставлять им актуальную информацию в режиме реального времени.

Был разработан процесс для контроля счетов и оплат по перевозкам. Данный процесс позволял не только отслеживать оплату перевозок, но и автоматически рассчитывать маржинальный доход от каждой перевозки. Более того, этот процесс также интегрировался с расчетом заработной платы сотрудников. 

Кроме того, был реализован интеллектуальный процесс для ведения архива курсов валют. Это было сделано для обеспечения бесперебойного получения курсов для пересчета оплат в необходимой валюте, в случае если официальные сайты Национального банка Республики Беларусь и Центрального банка России окажутся недоступными. Что снизит риск ошибок при вводе информации вручную , а так же повысит надежность финансовых операций .

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

После внедрения системы Bitrix24 в компанию AMS Family были достигнуты следующие результаты:

1. Ускорение генерации документов: Благодаря настройкам в системе Bitrix24, генерация документов теперь занимает всего несколько минут. Это значительно ускорило процесс составления документации и позволило сотрудникам более эффективно использовать свое время.

2. Упрощение маршрута согласования документов: Ранее, согласование документов требовало бесконечных походов по кабинетам и ожидания ответов. Однако, благодаря настройкам в Bitrix24, маршрут согласования документов был убран из повседневной работы. Это существенно сократило время и усилия, затрачиваемые на согласование документов.

3. Снизилась нагрузка на менеджеров: Рутинные задачи, которые ранее были частью повседневной работы менеджеров, были автоматизированы в Bitrix24. Это снизило нагрузку на менеджеров и позволило им более эффективно использовать свое время для выполнения более важных задач.

4. Интеграция с начислением заработной платы обеспечила более точный и автоматизированный расчет вознаграждения сотрудников, связанный с их вкладом в доходность перевозок.

5. Компания добилась прозрачности финансовых операций по перевозкам за счет автоматического контроля оплат.

5. Преимущества от внедрения:

В результате внедрения Bitrix24, компания AMS Family смогла реализовать текущие бизнес-процессы через CRM систему с автоматическим решением повседневных задач. Они смогли отказаться от использования Excel и перенести все базы информации в Bitrix24. Автоматизация процессов, контроль над сотрудниками и создание сложной матрицы помогли улучшить эффективность работы и оптимизировать логистические операции. Благодаря этому компания AMS Family достигла следующих результатов:

Производительность труда выросла на 25%. Это связано с автоматизацией рутинных задач в Битрикс 24 и снижением нагрузки на сотрудников, что позволило им более эффективно использовать свое время.

Благодаря автоматическому согласованию документов, ускорению генерации документов и упрощению маршрута согласования, процесс обработки заказов стал более быстрым и эффективным время обработки заказов сократилось на 30%.

Автоматизация и стандартизация бизнес-процессов, а также создание сложной матрицы для расчета маршрутов и стоимости перевозок исключили возможность человеческих ошибок при обработке данных на 40%.

Оптимизация логистических операций, автоматический расчет маршрутов и сумм перевозок, а также контроль над оплатами и расчет маржинального дохода позволили снизить затраты на логистику на 18%.

Благодаря автоматизации воронки продаж, управлению лидами и повышению эффективности работы сотрудников, компании удалось увеличить количество продаж на 20%

Это позволило компании AMS Family более эффективно использовать свои ресурсы, повысить качество обслуживания клиентов и укрепить свои конкурентные позиции на рынке.

Отзыв клиента:

Выражаем искреннюю благодарность компании Прагма за неоценимую помощь во внедрении и настройке системы Битрикс24 в нашей компании. Команда Прагма проявила профессионализм и понимание наших бизнес-потребностей. Благодаря их экспертным знаниям и индивидуальному подходу, система была адаптирована к нашим специфическим требованиям, что значительно повысило эффективность нашей работы.