Передача дел

Передача дел — приложение, которое сделает вашу жизнь проще и приятнее, упростив управление задачами и передачу сделок. Решение позволяет автоматически передавать дела уволенных сотрудников и временно отсутствующих коллег. Больше не нужно вручную разбирать незавершенные дела — все можно решить в несколько кликов. Невероятная экономия нервов, времени и денег!

Видео про приложение и анонсы релизов

Приложение поддерживает автоматическую передачу для следующих сущностей:

• Контактов и компаний

• Лидов, сделок, предложений и счетов.

• Дел CRM, универсальных дел и задач.

• Элементов смарт-процессов.

В лидах, компаниях, контактах, счетах и сделках передаются роли Ответственный и Наблюдатель. В смарт-процессах, делах CRM, предложениях и старых счетах — роль Ответственный. В задачах — роли Ответственный, Постановщик, Соисполнитель и Наблюдатель.

1. Поиск забытых дел уволенных.

2. Передача дел другим сотрудникам в случаях: отпуска, больничного, декрета, смены должности или разделения зон ответственности.

3. Возврат дел после выхода сотрудника на работу.

Какую бы из задач вам не предстояло решить, делать это в рамках стандартного функционала Битрикс24 крайне трудоёмко. С уже уволенными сотрудниками — особенно сложно. Там выстраивается целая череда действий с временным возвращением уволенного в действующие, и с ручным переносом сущностей. Все это приходится делать потому, что CRM Битрикс24 не контролирует закрытие сделок, лидов, компаний уволенных сотрудников и других дел. Именно поэтому накапливаются объекты, в которых ответственные — уволенные. Наше решение автоматизирует процесс и избавляет от потери данных.

Автоматический поиск поможет найти и передать забытые задачи, лиды, сделки и всё остальное, сохранив структуру компании и назначив преемника.

Для каждой сущности можно выбрать сотрудника, которому будут переданы дела. Например, передать контакты одному человеку, лиды другому, а компании — третьему, что очень удобно. Более того, вы можете выбрать сразу несколько сотрудников для передачи. В этом случае дела равномерно будут распределены между выбранными преемниками. Это особенно полезно в B2B-компаниях, где важно, чтобы у клиента всегда был единый ответственный.

Приложение позволяет открыть список дел и сущностей CRM. Кликнув на выбранную строчку, вы сможете перейти к любой заинтересовавшей вас задаче, лиду, сделке или компании. В новом интерфейсе поиска по уволенным по умолчанию выбраны все дела во всех сущностях — для того, чтобы передавать было еще проще и быстрее. А также там более удобный поиск по сотрудникам.

Чек-бокс «Связанные сущности» позволит передать родительские сущности компания и контакт вместе со всеми дочерними. При этом не учитывается текущий ответственный, и сущности передаются полностью, вместе с родительской.

Пример: на уволенном есть сделка с контактом (а также счет и задача), но сам контакт привязан к компании, и у нее ответственный другой, действующий сотрудник. Открыв Связанные сущности — вы получаете возможность передать всю связь разом. Приложение покажет те связи, которые касаются выбранного сотрудника, но не «вообще всё» — для этого пришлось бы перебирать CRM полностью, а это слишком долгий запрос. Учитываются те дела и задачи, которые есть в родительской сущности — контакте или компании, а также задачи в сделках. Кроме того, мы рекомендуем передавать по одной связи за раз — одному преемнику.

На текущий момент только в поиске дел уволенных, в новом интерфейсе, доступны роли Наблюдатель для сущностей CRM, и Соисполнитель — для задач.

Временная передача дел

На текущий момент возможна только в старом интерфейсе, но почти ничем не отличается от автоматического поиска по уволенным. С той лишь разницей, что сначала вам нужно выбрать сотрудника, чьи дела и задачи нужно передать.

В строке поиска введите Фамилию, Имя или должность сотрудника — и приложение в несколько секунд сформирует список компаний, лидов, сделок, счетов, смарт-процессов и тд. Выбираем преемника или преемников и передаем дела.

Возврат дел

После того как сотрудник возвращается из отпуска, командировки, или выходит с больничного — вы можете одним кликом вернуть временно переданные дела. Для этого нужно открыть Историю. В ней хранится вся информация по передачам и возвратам. В старом интерфейсе доступна сортировка по сотрудникам, дате и количеству переданных дел.

Для того, что вернуть дела обратно — нажмите иконку стрелочки.

В новом интерфейсе Истории доступна информация об инициаторе передачи — том сотруднике, который запустил процесс. Кроме того, визуально разделяются успешно переданные дела, возвращенные и прерванные сессии (например, отключился интернет и дела передались не до конца). В этом случае можно их вернуть и попробовать снова.

Для того, чтобы новый ответственный вовремя обработал переданные ему дела – ему направляется сообщение с количеством сущностей и ссылкой на детализацию в приложении. При временной передаче и возврате дел — сообщение придет обоим участникам.

При каждом запуске приложение анализирует оргструктуру компании, и, если были кадровые изменения (увольнение, новая должность, смена руководителя отдела или структуры отделов) — сообщает об этом непосредственному руководителю отдела. Это позволяет вовремя узнать о необходимости перераспределить дела.

При увольнении сотрудника приложение повторяет напоминания руководителю, пока не будут разобраны все «хвосты». Это помогает избавиться от потерянных дел и поддерживать порядок на портале. Частоту напоминаний можно регулировать в Настройках.

При передаче в таймлайн сущности автоматически добавляется комментарий: «Передано от Иванова к Петрову через приложение "Передача дел"». В новом интерфейсе Настроек предусмотрена возможность отключения комментариев (NEW). Кроме того, при каждой передаче можно вручную включить или выключить комментарии для текущей сессии. В старом интерфейсе такой возможности не предусмотрено.

Обратите внимание: по умолчанию уведомления отключены, а комментарии — включены, изменение настроек доступно только администратору портала.

Завершение задач уволенных — режим, который доступен в новом интерфейсе. В нём можно увидеть, сколько у вас на портале осталось ненужных задач, в которых уволенные были Ответственными или Постановщиками и завершить их в пару кликов. Само завершение на текущий момент не отображается в истории, но при этом в каждой такой задаче появляется комментарий «Завершено через приложение Передача дел».

Новый интерфейс доступен и в мобильном приложении Битрикс24.Теперь осуществлять контроль дел стало еще проще! Приложение решает проблему массовой передачи дел другим сотрудникам, помогая в управлении задачами,  актуализации ответственных и делегировании.

Больше никаких утомляющих действий по смене ответственного и многих часов труда — все происходит автоматически!.  Подробнее про права доступа читайте на странице о приложении.

Анонсы приложений и обратная связь