Задачи - Результаты

BI отчет Задачи - Результаты — инструмент для аналитики готовых задач. Включает в себя множество метрик, графики изменений и 5 срезов, которые дают полную картину выполнения задач и помогают принять обоснованные решения.

С помощью этого отчета возможно:

• Оценить текущее состояние выполнения задач;

• Отследить динамику изменений;

• Провести глубокий анализ по срезам;

• Использовать гибкую фильтрацию для локализации слабых мест.

Отчет состоит из 5 вкладок: «Факт.Задачи», «Факт.Часы», «Сотрудники», «Проекты» и «Детально». В четырёх из них есть метрики, графики и таблицы – чтобы анализ был максимально полным. А пятая, «Детально» -- выводит полную таблицу задач со всеми необходимыми полями и ссылками.

Вкладка «Факт.Задачи» отражает метрики, связанные со сроками:

• Без срока готовы – задачи закрыты в этом месяце, но крайнего срока в них нет.

• Готовы вовремя – дата закрытия задачи не превышает её крайний срок.

• Готовы и просрочены – дата закрытия задачи позже крайнего срока.

• Готово за 30 дней – сумма закрытых задач месяца.

• Нагрузка по задачам– сумма всех незакрытых задач на сегодня.

• Доля готовых – процент задач, которые были выполнены за месяц.

График динамики покажет, как распределялись выполненные задачи по месяцам: вовремя, с задержкой, без дедлайна.

Срезы для изучения влияния отдельных параметров

Чтобы понять, что именно влияло на ситуацию – доступны таблицы со следующими срезами:

• Исполнители – кто закрывает больше задач.

• Постановщики – кто чаще ставит задачи.

• Группы (Проекты) – в каких командах или проектах больше закрытых задач.

• Приоритеты – как задачи распределяются по уровню важности.

Срезы сортируются по количеству задач от большего к меньшему, что позволяет увидеть критические зоны.

Точность отражает, насколько своевременно заполняются крайние сроки. Она может быть высокой (все сроки заполнены), средней (не все сроки) или низкой (сроки не заполнены). Также может быть недостаточно данных — если в этом месяце ещё не было закрыто ни одной задачи.

Вкладка «Факт.Часы» отражает планируемые и фактические трудозатраты в готовых за месяц задачах:

• План часов – сумма запланированных часов.

• Факт часов – сумма затраченных часов.

• Δ План-Факт– разница между Планом и Фактом.

• Нагрузка часов на сегодня – сумма плановых часов всех задач в работе.

• Доля готовых, часов -- процент плановых часов закрытых за месяц задач.

Плановые часы считаются по полю Выделено из карточки задачи, а фактические – по полю Затрачено.

График динамики покажет, как соотносились задачи с их планом по месяцам.

Срезы, аналогично вкладке «Факт.Задачи», демонстрируют, на какие задачи было запланировано и потрачено больше времени (исполнители, постановщики, группы, приоритет). Точность проверяет заполнение плана в часах.

Вкладка «Сотрудники» включает в себя следующие метрики:

• Сотрудники с задачами – сколько всего сотрудников с задачами в работе.

• % сотрудников с готовыми задачами – сотрудники с готовыми задачами месяца делим на сотрудников с задачами.

• Ср. готовых задач на сотрудника – количество готовых задач месяца делим на сотрудников с задачами

• План по задачам – сумма часов по плану у всех задач в работе.

• % план. часов готовых задач – план по готовым задачам месяца делим на план по всем задачам.

• Ср. сумма план.часов на сотрудника – план по готовым задачам месяца делим на сотрудников с задачами.

• Факт по задачам – фактически затраченное время сотрудниками у всех задач.

• % Факт у готовых задач – факт по готовым задачам месяца делим на факт по всем задачам.

• Ср. Факт готовых на сотрудника – факт по готовым задачам делим на сотрудников с задачами.

График динамики покажет, сколько сотрудников закрывали задачи, сколько часов всего было запланировано и потрачено, а также сколько среднее значение на одного сотрудника.

Таблица «Влияние» ранжирует исполнителей по количеству задач, план и факту часов.

Вкладка «Проекты» содержит еще больше метрик для изучения:

• Проекты с задачами – сколько всего проектов с задачами в работе.

• % проектов с готовыми задачами – проекты с готовыми задачами месяца делим на число проектов с задачами.

• Ср. готовых задач на проект – количество готовых задач месяца делим на проекты с задачами.

• Задачи без проектов – количество задач, не относящихся к группам (проектам, коллабам и тд)

• % готовых задач без проектов – готовые задачи без проектов делим на число задач без проектов

• План по задачам проектов – сумма часов по плану у всех задач в работе.

• % план. часов готовых задач по проектам – план по готовым задачам проектов делим на проекты с задачами.

• Ср. сумма план.часов на проект – план по готовым задачам проектов делим на сотрудников с задачами.

• План по задачам без проектов – сумма часов по плану у всех задач без проектов в работе.

• % план. часов готовых задач без проектов – план по готовым задачам без проектов делим на все задачи без проектов.

• Факт по задачам проектов – фактически затраченное время у всех задач проектов.

• % Факт у готовых задач проектов – факт по готовым задачам проектов делим на факт по всем задачам проектов.

• Ср. Факт готовых на проект – факт по готовым задачам проектов делим на проекты с задачами.

• Факт по задачам без проектов – фактически затраченное время у всех задач без проектов.

• % Факт у готовых задач без проектов – факт по готовым задачам безпроектов делим на факт по всем задачам.

График динамики покажет, как соотносились проекты с их планом и фактом, а также средним значением по месяцам.

Таблица «Влияние» ранжирует проекты по количеству задач, план и факту часов.

Дополнительные фильтры помогут формировать отчеты по конкретным параметрам:

1. Период – по умолчанию текущий месяц.

2. Тип группировки: Без срока готовы/Готовы вовремя/Готовы и просрочены.

3. Теги задач.

4. Исполнители.

5. Постановщики.

6. Группа/Проект.

7. Приоритет: Высокий/Низкий/Средний.

Фильтры множественные, то есть можно включить сразу несколько, и изучить данные. Кроме того, исключающие фильтры помогут сузить выборку данных, позволяя сосредоточиться на самом важном.

Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах. Чтобы узнать, когда можно обновить данные снова, наведите курсор на кнопку.

BI-отчет Задачи - Результаты незаменимый помощник в контроле задач. Благодаря фильтрам и наглядным данным можно быстро выявлять проблемные места, следить за динамикой и своевременно вносить изменения в работу. Для изучения загруженности сотрудников — используйте отдельный BI-отчет «Нагрузка по задачам», а для анализа недочетов — «Ошибки в задачах».

Анонсы релизов, видео и обратная связь — в официальном телеграм-канале.